A Descrição de Cargo é um dos principais pilares da gestão de pessoas e do processo de recrutamento e seleção, um bom modelo de descrição de cargo pode ajudar a facilitar muito estes processos.
No caso do recrutamento de novos colaboradores a descrição de cargo estabelece as expectativas para os candidatos qualificados e informa aos potenciais candidatos sobre o cargo e a empresa.
O modelo de descrição de cargo documenta a função e as responsabilidades de um colaborador antes dele(a) ser contratado(a), mas deve ser descrita e acordada caso não tenha sido possível realizar antes da contratação.
Embora fazer a análise e descrição de cargo de forma precisa e convincente seja trabalhoso, investir tempo e esforço para fazê-la com qualidade irá se justificar plenamente ao longo do tempo.
Comece com o que é possível e vá realizando os ciclos de melhorias!
O que é um modelo de descrição de cargo?
Um modelo de descrição de cargo é uma ferramenta muito útil, em linguagem simples e direta, que explica as atividades, obrigações, funções e responsabilidades de um cargo.
Ou seja, em resumo, a descrição de cargo estabelece as atribuições e os requisitos de uma determinada posição, e deve refletir precisamente tanto a natureza da função quanto as tarefas que serão desempenhadas pelo colaborador atual ou futuro.
Assim, ela deve detalhar quem executa o trabalho específico, como esse trabalho deve ser realizado, a frequência e o propósito do trabalho no que diz respeito à missão e objetivos da organização.
Neste sentido, a descrição de cargo não deveria ser uma lista genérica ou vaga das habilidades requeridas mas sim uma lista específica dos requisitos e das habilidades práticas desejadas e que sejam relevantes para a função.
A descrição de cargo tem diversas aplicações práticas tais como: estabelecer títulos de cargos e níveis de remuneração, suporte para avaliação de desempenho, esclarecer as missões dos colaboradores, criar limites de tolerância razoáveis e, por fim mas não menos importante, servir de base para o processo de recrutamento e seleção.
Neste último caso, ela deveria funcionar como referência para os candidatos potenciais para eles tomarem como base ao redigirem cartas de apresentação e ajustarem os CVs antes de submetê-los.
Descrições de função vagas geralmente estimulam candidatos não qualificados e afastam o perfil de candidatos que são realmente desejados.
Um dos principais papéis da descrição do cargo é justamente atrair os perfis de candidatos que mais interessam para a organização.
Por essa razão você deve usar a linguagem adequada para esse perfil de candidato que está buscando e quer atrair.
Ela é útil também para o planejamento de carreira, para apoiar a decisão de treinamentos para capacitação e para estabelecer os requisitos legais para propósitos de compliance.
Ela também deve ser explicada e justificada dentro da hierarquia das outras funções na organização.
Uma descrição de cargo dá ao colaborador uma referência clara e resumida para ser usada como guia no desempenho da respectiva função. Da mesma forma, o gestor pode usar uma descrição de cargo como ferramenta de acompanhamento para assegurar que o colaborador esteja atendendo às expectativas da função.
O modelo de descrição de cargo deve incluir as habilidades e competências específicas bem como um histórico desejado de desempenho por parte do candidato.
Como elaborar um modelo de descrição de cargo em 6 passos
As melhores descrições de cargo são detalhadas mas ao mesmo tempo objetivas e concisas.
Utilize termos específicos e mantenha um tom profissional, mas não faz mal ser um pouco informal também.
Leve a sério a descrição de cargo ou você corre o risco dos talentos ficarem mais interessados em outras oportunidades.
Uma descrição de cargo pode ser elaborada através de um processo de 6 passos:
Passo 1: Análise de Cargo
O processo de reunir, avaliar e interpretar os dados sobre as atividades de um cargo proporciona informações precisas sobre a função, de forma que a organização opere eficientemente.
A análise do cargo inclui as seguintes etapas:
Entrevistar os colaboradores para identificar precisamente quais tarefas são executadas e quais as que farão parte do escopo de responsabilidades do cargo no futuro próximo.
Observar a forma como as tarefas são executadas.
Solicitar aos colaboradores para preencherem questionários ou planilhas de trabalho.
Levantar dados sobre o cargo a partir de outras fontes, tais como pesquisas salariais. Os resultados devem então ser documentados e revisados pelo colaborador atualmente no cargo – e pelo seu gestor – para quaisquer alterações em relação a conhecimentos, aptidões, capacidades, características físicas, fatores ambientais e credenciais / experiência no cargo.
Conhecimento: entendimento de um conjunto de informações construído por experiência ou estudo.
Habilidades: competências presentes e verificáveis, necessárias para desempenhar uma atividade aprendida.
Capacidade: competência para executar um comportamento verificável ou que resulte em um produto verificável.
Características físicas: os atributos físicos do empregado para desempenhar funções com uma ergonomia razoável.
Fatores ambientais – condições de trabalho (dentro ou fora do escritório).
Experiência – nível mínimo de formação, experiência prática e certificações válidas para o cargo.
Passo 2: Estabeleça as funções essenciais do cargo (requisitos mínimos)
Uma vez que o padrão de desempenho de um determinado cargo tenha sido estabelecido, o passo seguinte é definir as funções essenciais (ou requisitos mínimos) do cargo.
A definição das funções essenciais envolve os seguintes passos:
Garantir que as atividades do cargo realmente são necessárias ou pré-requisito do trabalho.
Determinar a frequência ou o tempo com que as funções essenciais devem ser executadas.
Evidenciar as consequências em caso da não execução ou execução inadequada da função, e se isso seria prejudicial ao funcionamento da organização ou resultaria em consequências graves.
Determinar se essas funções podem ser redesenhadas ou executadas de outra forma.
Determinar se essas funções podem eventualmente ser realocadas para outro colaborador.
Uma vez definidas as funções ou requisitos essenciais a empresa pode determinar na sequência os requisitos desejáveis ou os diferenciais do cargo.
O uso do termo “função essencial” ou “requisito mínimo” deve fazer parte da descrição do cargo e indicar explicitamente como a pessoa deve realizar o trabalho.
Passo 3: Organize os dados de forma resumida
A estrutura da descrição de cargo pode variar de empresa para empresa. No entanto, todas as descrições de cargo em uma mesma organização deveriam ser padronizadas para maior eficiência.
Na descrição do cargo devem então ser incluídos os seguintes tópicos:
Título do cargo: nome do cargo ou posição. Torne o título do trabalho o mais claro e conciso possível. As pessoas procuram termos que conhecem, por isso não se afaste da linguagem padrão do setor em relação a títulos de cargos comuns. Não deixe de incluir termos específicos, como por exemplo, as linguagens de programação necessárias para o cargo. O título “Lead Front End Angular JS Engineer” é muito mais descritivo do que Desenvolvedor e irá atrair candidatos mais qualificados.
Grau / nível / família / níveis de remuneração: grupos ou faixas salariais em que são enquadrados cargos de valor igual ou semelhante, incluindo níveis salariais mínimo e máximo.
Gestor: título da posição para quem o cargo está subordinado.
Data: data de aprovação ou última revisão.
Resumo / objetivo: sumário e objetivos gerais do cargo.
Funções essenciais ou requisitos mínimos: funções essenciais, incluindo a forma como o colaborador deve executá-las e suas respectivas frequências; tarefas efetivamente necessárias ou exigidas para desempenhar a função. Escreva em frases completas. Seja minucioso e conciso. Os candidatos estarão melhor preparados para a entrevista e função se souberem exatamente o que se espera deles.
Competência: conhecimentos, aptidões e habilidades.
Responsabilidade de supervisão – subordinados diretos (se for o caso) e nível de supervisão.
Ambiente de trabalho – temperatura, nível de ruído, interior ou exterior, ou outros fatores que afetem as condições de trabalho da pessoa durante sua execução.
Exigências físicas: as exigências físicas do trabalho, incluindo curvar, sentar, levantar e dirigir.
Tipo de posição e horas de trabalho previstas – regime de trabalho integral ou parcial, horas e turnos de trabalho típicos, dias da semana e previsão de horas extras quando necessário.
Porcentagem de tempo de viagem esperado para a posição, localmente ou para países / estados específicos, etc.
Formação e experiências necessárias – educação, experiência, certificações, conhecimentos de plataformas específicas, com base em requisitos relacionados ao trabalho e consistentes com a necessidade do negócio.
Formação e experiência desejáveis – educação e experiência baseadas em requisitos relacionados ao trabalho e consistentes com a necessidade do negócio, não mandatórios, mas que representam uma qualificação adicional proporcionando vantagem ao candidato que as possua.
Qualificações adicionais de elegibilidade – requisitos adicionais tais como certificações, experiência específica na indústria, etc.
Plano de ação afirmativo (afirmação de igualdade de oportunidades de emprego): cláusula(s) que delineiam requisitos e práticas de oportunidades igualitárias de trabalho do empregador.
Outros encargos – Declaração de exoneração de responsabilidade. Vide Passo 4.
Missão da Empresa
A maioria das empresas tem uma longa declaração de missão com valores centrais e um código de cultura. Resuma em cerca de duas a quatro frases. Para candidatos que procuram várias empresas e vagas em aberto as missões começam a soar idênticas. Os candidatos podem ler sobre o perfil completo da empresa no site.
Passo 4: Acrescente uma declaração de exoneração de responsabilidade
É uma boa ideia incluir uma declaração que indique que a descrição do cargo não se destina a esgotar ou conter uma lista completa de atividades, deveres ou responsabilidades que são exigidas do colaborador.
As funções, responsabilidades e atividades podem ser alteradas ou podem ser atribuídas novas funções a qualquer tempo, com ou sem aviso prévio.
A maioria das empresas inclui uma declaração do empregador de igualdade de oportunidades e que o empregado pode ser obrigado a desempenhar funções de trabalho adicionais para além da descrição. Faça sua pesquisa porque isenções de responsabilidade podem ajudar as empresas a evitar processos judiciais.
Passo 5: Incluir linhas para assinatura
As assinaturas são uma parte importante da validação da descrição do cargo.
Elas mostram que a descrição do cargo foi aprovada e que o colaborador compreende os requisitos, as funções essenciais e as obrigações do cargo. As assinaturas devem incluir gestor e colaborador.
Passo 6: Conclusão
Um esboço da descrição do cargo deve ser apresentada à gerência sênior da área / organização e ao gestor do cargo para revisão e aprovação.
O esboço permite a possibilidade de rever, acrescentar ou excluir qualquer detalhe antes da descrição de cargo final ser aprovada.
É possível utilizarmos a ferramenta da Matriz Nine Box (9 Box) na criação das descrições de cargos baseando-as no perfil do colaborador identificado como de bom desempenho e potencial.
A importância da Descrição de Cargo para o Recrutamento e Seleção
Não importa quantas descrições de cargo você escreva, elas nunca parecem se tornar mais fáceis, principalmente se você as escrever para funções sobre as quais tem pouco conhecimento.
As descrições cargos são úteis tanto para os candidatos potenciais quanto para as organizações contratantes pelos seguintes motivos:
Atrair os talentos desejados
Uma descrição de cargo concisa e convincente tem um papel importante na atração de candidatos qualificados. Com o LinkedIn, Facebook, Twitter e e-mail, a capacidade de publicar e compartilhar vagas é instantânea e tem capacidade de alcance exponencial.
Estabelecer expectativas
Uma descrição clara do cargo prepara todos para o sucesso. Os candidatos compreendem o que se espera, os candidatos mais qualificados irão se candidatar e os candidatos menos qualificados irão seguir em frente e economizar tempo para eles e para a organização.
Preparar para as entrevistas
Uma descrição de cargo bem elaborada pode ajudar tanto os candidatos quanto os entrevistadores a se prepararem para o grande dia. Os candidatos serão capazes de se preparar para prováveis temas de conversa e as pessoas responsáveis pelas entrevistas estarão prontas para fazer perguntas para avaliar com precisão as qualificações do(a) candidato(a).
Causar uma ótima primeira impressão
As descrições de cargos são muitas vezes o primeiro ponto de contato dos candidatos com a empresa e podem moldar a primeira impressão. Tal como os currículos, qualquer jargão ou erro gramatical poderá desestimular um candidato e deixar uma impressão negativa duradoura.
Simplificar a pesquisa
A busca por emprego é demorada, especialmente para os mais de 70% de candidatos passivos e atualmente empregados. Descrições de cargo claras e concisas ajudam os potenciais candidatos a comparar salários, benefícios e mesmo a cultura da empresa para definir se vale a pena se candidatar.
Estabelecer os parâmetros de referência
Uma vez contratado o(a) candidato(a), a descrição de cargo servirá de base para medir o crescimento, como referência durante as avaliações de desempenho e para consideração em oportunidades futuras de treinamento.
A descrição de cargo é uma etapa fundamental do processo de recrutamento e seleção.
Deixarei aqui sugestões de descrição para cargos de gestão hospitalar.
Estamos a sua disposição!
Dra. Rubia Martins
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