Na maioria das organizações há momentos em que se faz necessário “apagar incêndios”. Isso pode ser visto, quando há mudanças nas gerências ou diretorias, onde os gestores entram na organização praticamente com uniforme e capacete, capitaneando o “corpo de bombeiros” da instituição.
Por vezes isso, infelizmente, é inevitável, porém, de forma alguma, essa situação pode ser considerada normal e virar uma rotina, se acomodando a ela.
O caos instalado deverá ser controlado e depois bem gerenciado para chegar a implantar uma gestão planejada e estratégica.
Esta síndrome se torna presente, quando a estrutura organizacional é muito verticalizada, os níveis de tomada de decisão não estão bem definidos, as funções e competências não estão claras, e quando não há uma abordagem sistemática na resolução de problema que surgem no dia-a-dia, geralmente as soluções são provisórias.
Dessa forma, você sempre tem mais coisas para fazer, problemas e gargalos, até virar uma grande e incontrolável “bola de neve”, que somente irá manter o processo em funcionamento, mas sem direção, e com uma alta dose de esforços e desgaste psicológico, humano e financeiro.
A organização que convive com a síndrome de “apagar incêndios”, geralmente apresenta um conjunto de sintomas, que são:
Não há tempo para resolver todos os problemas;
As soluções são incompletas e/ou provisórias, apenas os aspectos superficiais são resolvidos;
Os problemas reincidem e muitas vezes “transbordam”: soluções incompletas fazem com que velhos problemas reapareçam ou criam novos problemas;
A urgência precede à importância: esforços aprofundados para resolução de problemas e atividades de longo prazo, são frequentemente interrompidos ou adiado, pois os “incêndios” tem que ser apagados;
E também, muito problemas tornam-se crises: os problemas “fermentam”, até que explodem, muitas vezes um pouco antes de um prazo final importante.
Se você já percebeu que a gestão tem alguns desses “sintomas”, cuidado, a instituição pode estar a caminho de uma “doença grave”, que se não tratada a tempo, pode levar à falência. Tudo isso se retrata, na maioria das vezes, com a demissão do gestor responsável que aceita conviver com essa realidade.
Apesar disso, saiba que existem vários métodos táticos, estratégicos e culturais para prevenir, combater e impedir, com eficácia, que a síndrome de “apagar incêndios”, se torne presente no dia-a-dia da organização.
Vamos falar da Solução ... Vejamos como podemos evitar que tudo isso se torne uma “doença”, presente em muitas empresas atualmente, e não podemos descartar a nossa área de atuação, de saúde.
No método tático, podem ser usados, temporariamente, funcionários solucionadores de problemas que tenham expertise no assunto e sejam bons gestores de conflitos.
Quando a quantidade de problemas a serem resolvidos aumenta significativamente, contratar pessoas temporárias e bem qualificadas é uma boa opção. Se você não sabe por onde começar, significa que ainda não tem um “diagnóstico” completo da situação, só sente “dores”, nesse caso contratar um consultor experiente pode ser sua melhor saída.
Admitir claramente que alguns problemas não podem ser resolvidos pela equipe atual, permitirá fazer uma boa triagem, para decidir quais recursos serão remanejados para a resolução do problema. Dessa forma também podemos nos antecipar aos novos problemas, identificando-os na primeira vez que eles aparecem.
No método estratégico, se deve solucionar um conjunto de problemas da mesma ordem, e não problemas individuais. Quando possível, agrupar problemas aparentemente divergentes. Depois, determinar um conjunto de causas subjacentes e, por fim, aprender sobre essas causas.
Implementar “linhas de aprendizado”, que nada mais são linhas acrescentadas ao processo de produção para maximizar a solução de problemas, juntar dados, realizar experimentos de diagnósticos, examinar processos problemáticos e possíveis soluções.
No método cultural, não se deve tolerar soluções provisórias.
É importante que os gestores saibam distinguir soluções “quebra galhos” de soluções reais e definitivas.
Aqui é importante saber que não se deve exigir prazos para serem cumpridos a qualquer custo, justamente esta exigência propicia soluções “apaga incêndios”. A organização deve estabelecer metas lógicas e reais, sendo flexível em relação aos prazos e meça o desenvolvimento do trabalho em termos de problemas pendentes e soluções implantadas.
Esses são alguns métodos, que nós gestores, precisamos adotar para evitar ter que “apagar incêndios” a todo o momento na organização em que atuamos.
Agindo assim, estaremos sempre levando o nome da organização a um nível mais elevado, aumentando assim o prestígio da mesma, e consequentemente fazendo com todos tenham um crescimento a olhos vistos.
Para você que precisa começar por algum lugar, orientamos que analise seu organograma, pois "todo sistema é perfeitamente desenhado para obter os resultados que obtém", o desenho existente pode estar sendo um importante causador dessa situação. Outra questão é identificar se os níveis de tomada de decisão estão definidos e se as funções e competências de cada nível está descrita e acordada.
Deixo aqui para vocês exemplos para download de documentações de descrição de cargo para os diversos níveis de tomada de decisão.
Conte conosco, estamos a sua disposição!
Dra. Rubia Martins
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